O avanço da tecnologia da informática e dos sistemas de comunicação vem sendo progressivamente absorvido em diversas áreas até então impenetráveis aos processos de modernização, como é o caso dos cartórios. Os cartórios geralmente são considerados como instituições ultrapassadas, burocratizadas, lentas e com uma reserva de clientela na prestação dos seus serviços, além de dominadas pelo regime da hereditariedade, passando de pai para filho. Essa realidade provocava, e ainda provoca, uma efetiva acomodação por parte dos seus titulares vitalícios, que não se preocupam em investir na modernização dos serviços prestados ao público.

Existe uma falsa concepção de que cartório somente existe no Brasil, como uma herança recebida de Portugal. Na verdade, todos os países do mundo possuem uma estrutura cartorial, considerando a necessidade de manter um sistema de registros públicos relativos à situação das pessoas, dos seus bens e das suas relações jurídicas.

Existem dois tipos de cartórios: (1) os serviços notariais, que compreendem os tabelionatos de notas e de protesto de títulos, e (2) os serviços registrais, referentes ao registro civil das pessoas naturais, registro das pessoas jurídicas e registro de imóveis. Organizados à semelhança de uma empresa privada, os cartórios são subordinados tecnicamente ao Poder Judiciário, a quem cabe a nomeação dos delegatários e a fiscalização do exercício de suas atividades. A atividade cartorial, desse modo, é também definida como serviço extrajudicial, na medida em que os cartórios atuam como instância de prevenção de litígios e conflitos jurídicos, por serem responsáveis pelo controle preventivo da legalidade e pela segurança dos atos privados.

A Constituição de 1946 já previa que a delegação para o exercício da atividade cartorial dependia da aprovação do titular em concurso público de provas e títulos. Mas, devido a brechas na legislação, os cartórios continuaram como capitanias hereditárias até a Constituição de 1988, quando o princípio do ingresso por concurso público passou, finalmente, a prevalecer.

Desse momento em diante, profissionais concursados foram assumindo os serviços extrajudiciais e introduzindo novos padrões de organização e modernização nas suas atividades. A preocupação deslocou-se do caráter dominantemente remuneratório ou mercantilista para uma concepção voltada para a eficiência dos serviços, no sentido de conjugar a segurança jurídica dos seus atos com a qualidade e velocidade de atendimento às demandas dos seus clientes e consumidores, pessoas físicas ou jurídicas.

Até poucos anos atrás, os tabelionatos de notas eram obrigados, por lei, a promover a lavratura de escrituras e testamentos públicos em livros manuscritos, tarefa que demandava, em média, de dois a três dias. Com a implantação dos sistemas informatizados, esses atos podem ser formalizados em até uma hora, caso as partes estejam munidas de todos os documentos necessários.

Além do desenvolvimento de sistemas internos, os cartórios passaram a oferecer os seus serviços através da Internet, permitindo que qualquer pessoa possa solicitar uma certidão ou lavrar procuração ou escritura sem precisar comparecer ao cartório. Com esses novos recursos tecnológicos, os cartórios estão se adaptando progressivamente às exigências da sociedade informatizada, para prestar um serviço jurídico essencial com eficiência e custo compatível.

A função dos cartórios é garantir a validade dos atos jurídicos privados, de modo a assegurar a veracidade, a exata cronologia e a fidedignidade da vontade das partes. No momento em que eles possam validar os atos privados com eficiência e agilidade, a alegada burocracia desnecessária será substituída por um outro conceito, o da burocracia ágil e necessária, que deverá servir para conferir segurança jurídica aos atos sem, contudo, dificultar a sua formalização e a livre manifestação de vontade das pessoas.