Implantado desde abril de 2008, o projeto que estabelece a emissão da Nota Fiscal Eletrônica nacional está seguindo à risca o seu calendário. No último dia 1º de julho, mais um grupo de empresas contribuintes, englobando oitenta atividades econômicas, foi enquadrado na obrigatoriedade da emissão da NF-e. Até o final deste ano, a estimativa é de que mais de 1 milhão de empresas passem a emitir o documento digital, tanto nas transações entre si como na prestação de contas com o Fisco. 
          Apesar da contagem regressiva, muitas empresas ainda não estão preparadas para adotar a mudança, apostando, talvez, na prorrogação desse prazo. O Governo já anunciou, entretanto, que, até o final do ano, a expectativa é de que 95% das empresas estejam emitindo a NF-e no Brasil e, em 2011, todas já estejam, efetivamente, integradas ao sistema. As que insistirem em não se adequar certamente terão problemas, já que as notas físicas em papel não terão mais validade. 
          A resistência à mudança, nesse caso, pode trazer prejuízos consideráveis à empresa. Por isso, o ideal, para quem ainda não procurou se adaptar às novas regras, é começar a se preparar desde já. É preciso entender que o maior controle do Fisco sobre a circulação e venda de mercadorias e serviços é uma tendência irreversível, da qual nenhuma empresa poderá ficar à margem. 
          Na prática, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento apenas digital, que deve ser emitido e armazenado com o objetivo de registrar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços entre as empresas. Esse processo vai permitir às secretarias da Fazenda e à Receita Federal manter um maior controle sobre todas as operações, aumentando, consequentemente, a arrecadação de impostos. As empresas também obtêm alguns benefícios com a NF-e, entre eles: redução de custos com impressão e armazenamento de papel, maior facilidade de arquivamento e fim da necessidade de redigitalizar dados em papel para o meio digital.
          O primeiro passo para a empresa que deseja se adequar à obrigatoriedade da emissão da NF-e é preparar o seu sistema de informática, que precisará ser alimentado com todos os dados exigidos pelo Fisco. Há duas opções nesse caso: substituir o sistema utilizado atualmente por um que se adapte ao novo modelo ou optar por uma solução que vem sendo adotada por muitas empresas — acoplar ao sistema atual um módulo específico para Nota Fiscal Eletrônica. Essa é uma alternativa mais simples, econômica e igualmente eficaz, especialmente para as pequenas e médias empresas. 
          Sempre que uma nota é emitida, o computador do contribuinte se comunica com o sistema da Secretaria da Fazenda, que valida a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, checando se os dados inseridos no documento estão corretos. Caso estejam, a empresa é autorizada a emitir a NF-e para o cliente. A empresa contribuinte também precisa dispor de um certificado digital de pessoa jurídica, necessário para a assinatura digital da nota, garantindo sua validade.
          A adaptação ao novo sistema é relativamente simples, desde que a empresa cumpra os prazos exigidos e tenha uma assessoria adequada na escolha e implantação da melhor solução. O maior risco, nesse caso, é ignorar o cronograma do Fisco. Quanto antes a empresa se preparar, menor a chance de ter problemas e amargar prejuízos.