Veja por autor
Escritório de Processos:
em Busca da Excelência Empresarial
O objetivo central é a articulação das ações de gestão dos processos, tornando-as perenes na organização.
Em artigos anteriores, demonstramos como a somatória de atividades formam os processos organizacionais e como o mapeamento e a otimização desses processos são fundamentais para ajudar a empresa a atingir seus objetivos e se tornar lucrativa. Para os pouco familiarizados com o termo, processo de negócio pode ser entendido como o passo a passo para a realização de um objetivo, compreendendo um conjunto de atividades interligadas, desempenhadas por uma ou mais pessoas, conforme regras definidas e utilizando documentos ou sistemas informatizados para apoiar a sua execução.
Imagine que você é convidado para entrar em um jogo que não tem regras claras e estabelecidas e você não sabe o que fazer, quando fazer ou como fazer. Agora imagine que todo o time também desconhece ou tem dúvidas quanto às regras do jogo. O caos se estabelece! Se você fosse o capitão desse time, o que faria? Sem a clara compreensão de como os processos são executados na organização, é quase impossível identificar os pontos de melhoria e seu impacto nos resultados do negócio.
A partir do momento em que a empresa compreende a importância da gestão dos processos de negócio e decide tomar essa iniciativa, é preciso que alguém esteja constantemente avaliando se os objetivos estão sendo atingidos, atualizando os processos, mantendo os padrões estabelecidos e informando as pessoas envolvidas sobre as mudanças realizadas. É nesse contexto que surgem os chamados Escritórios de Processos. Essa nova tendência tem possibilitado um grande salto qualitativo na gestão operacional das organizações, sejam elas de médio ou grande porte, públicas ou privadas.
Os Escritórios de Processos têm como objetivo central a articulação das ações de gestão dos processos, tornando-as perenes na organização. Portanto, são responsáveis pela coordenação das demandas de processos (mapeamento de novos processos versus atualização dos já existentes), pela realização do detalhamento dos processos contemplando as melhorias discutidas entre as equipes envolvidas, pelo treinamento e pela divulgação dos processos modelados, pelo acompanhamento da execução dos processos e dos seus indicadores de desempenho e resultado. Não necessariamente o Escritório de Processos tem que centralizar todas essas atividades — isso dependerá do modelo de gestão adotado —, mas é ele que as orquestra na organização.
Sendo assim, o Escritório de Processos pode ser montado de diversas maneiras: pode ser formado apenas por colaboradores da empresa, dedicados integralmente ou não, ou contar com uma empresa terceirizada para geri-lo. Tudo dependerá do nível de maturidade da organização em relação à cultura de gestão de processos, da disponibilidade de equipe interna para desempenhar as atividades e da estratégia a ser adotada para implantação do Escritório de Processos.
A estrutura inicial pode ser montada tendo como base um projeto piloto, no qual o modelo de gestão está voltado para a criação da cultura de processos na organização. Esse modelo deve contemplar períodos de avaliação dessa estrutura, para que o funcionamento do Escritório de Processos esteja sempre acontecendo da forma mais adequada e aderente à realidade atual da organização.
Independentemente do formato adotado, é primordial que o Escritório de Processos conte com a participação ativa de colaboradores dos diversos setores da empresa — os gestores e executores dos processos — para que a organização possa atingir a excelência empresarial.
Lembre-se sempre de que, para conseguir ganhar o jogo, é preciso que todos os participantes conheçam as regras, saibam que papel devem desempenhar, o que se espera deles e como o trabalho deles influenciará na vitória da equipe. Exatamente como prega a antiga e verdadeira máxima — também no Escritório de Processos: “A união faz a força!”.
Imagine que você é convidado para entrar em um jogo que não tem regras claras e estabelecidas e você não sabe o que fazer, quando fazer ou como fazer. Agora imagine que todo o time também desconhece ou tem dúvidas quanto às regras do jogo. O caos se estabelece! Se você fosse o capitão desse time, o que faria? Sem a clara compreensão de como os processos são executados na organização, é quase impossível identificar os pontos de melhoria e seu impacto nos resultados do negócio.
A partir do momento em que a empresa compreende a importância da gestão dos processos de negócio e decide tomar essa iniciativa, é preciso que alguém esteja constantemente avaliando se os objetivos estão sendo atingidos, atualizando os processos, mantendo os padrões estabelecidos e informando as pessoas envolvidas sobre as mudanças realizadas. É nesse contexto que surgem os chamados Escritórios de Processos. Essa nova tendência tem possibilitado um grande salto qualitativo na gestão operacional das organizações, sejam elas de médio ou grande porte, públicas ou privadas.
Os Escritórios de Processos têm como objetivo central a articulação das ações de gestão dos processos, tornando-as perenes na organização. Portanto, são responsáveis pela coordenação das demandas de processos (mapeamento de novos processos versus atualização dos já existentes), pela realização do detalhamento dos processos contemplando as melhorias discutidas entre as equipes envolvidas, pelo treinamento e pela divulgação dos processos modelados, pelo acompanhamento da execução dos processos e dos seus indicadores de desempenho e resultado. Não necessariamente o Escritório de Processos tem que centralizar todas essas atividades — isso dependerá do modelo de gestão adotado —, mas é ele que as orquestra na organização.
Sendo assim, o Escritório de Processos pode ser montado de diversas maneiras: pode ser formado apenas por colaboradores da empresa, dedicados integralmente ou não, ou contar com uma empresa terceirizada para geri-lo. Tudo dependerá do nível de maturidade da organização em relação à cultura de gestão de processos, da disponibilidade de equipe interna para desempenhar as atividades e da estratégia a ser adotada para implantação do Escritório de Processos.
A estrutura inicial pode ser montada tendo como base um projeto piloto, no qual o modelo de gestão está voltado para a criação da cultura de processos na organização. Esse modelo deve contemplar períodos de avaliação dessa estrutura, para que o funcionamento do Escritório de Processos esteja sempre acontecendo da forma mais adequada e aderente à realidade atual da organização.
Independentemente do formato adotado, é primordial que o Escritório de Processos conte com a participação ativa de colaboradores dos diversos setores da empresa — os gestores e executores dos processos — para que a organização possa atingir a excelência empresarial.
Lembre-se sempre de que, para conseguir ganhar o jogo, é preciso que todos os participantes conheçam as regras, saibam que papel devem desempenhar, o que se espera deles e como o trabalho deles influenciará na vitória da equipe. Exatamente como prega a antiga e verdadeira máxima — também no Escritório de Processos: “A união faz a força!”.
