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Gestão Eletrônica de Documentos
A digitalização e a geração de documentos eletrônicos são uma solução para o problema do armazenamento e controle do tráfego de papel na empresa.
Gerenciar o fluxo de papel nas empresas tem se tornado um grande desafio. Ao contrário do que se pensa, o advento da informática não reduziu a produção de documentos em papel nas organizações. Pelo contrário. A geração de documentos impressos hoje é muito mais rápida e eficiente — relatórios, gráficos, documentos fiscais, tudo pode ser emitido de forma praticamente instantânea no tempo de um clique do mouse. Estima-se que a geração de novos arquivos na era da informação cresça a taxas de 15% a cada ano, exigindo cada vez mais tempo e recursos da empresa para a localização, a distribuição, o arquivamento e a atualização desses documentos.
Um exemplo de empresa que tem o desafio do gerenciamento do papel são os escritórios de advocacia. Essas empresas manipulam um grande volume de papel, necessitando armazenar e recuperar documentos com grande frequência. Isso requer uma estrutura que demanda constantes investimentos (espaço, equipamento, pessoal, etc.), aumentando os custos da empresa, mas nem sempre assegurando a eficiência desejada.
Recentemente surgiu uma solução que parece resolver todas essas questões: a digitalização de documentos. A redução drástica no custo dos equipamentos envolvidos (scanners, mídia de armazenamento, computadores, etc.) e a maior aceitação das empresas e do governo para troca de documentos digitalizados impulsionaram a adoção dessa tecnologia. Grande parte das empresas tem adotado a digitalização de documentos e a geração de documentos eletrônicos como solução definitiva para o problema do armazenamento e controle do tráfego de papel.
Todavia, é importante lembrar que a digitalização em si resolve apenas parte do problema. Se alguns cuidados não forem tomados, o processo acabará gerando novos entraves para a empresa. Para evitar problemas futuros, é fundamental definir mecanismos formais e eficientes para o armazenamento e a recuperação dos documentos eletrônicos.
Cada cliente tem uma particularidade, e, apesar do gerenciamento eletrônico de documentos possuir alguns procedimentos-padrão, o projeto deve ser adequado para a realidade de cada empresa. É comum encontrarmos organizações com uma enorme “massa de informação” digital, porém com grande dificuldade de acessar e selecionar determinadas informações dentro do arquivo digital. Por isso, é essencial definir pontos como o padrão de arquivo adotado, a qualidade da imagem, como armazenar e recuperar os arquivos, para evitar problemas com incompatibilidade, volume de armazenamento de dados e dificuldades de localização das informações e dos documentos.
Outro ponto importante, normalmente deixado em segundo plano, é o que fazer com o documento em papel? Destruir, devolver, armazenar? Muitas vezes existem procedimentos diferentes para cada tipo de documento e situação. Essas questões devem ser levantadas e definidas logo no início do projeto. Implantar a digitalização de documentos sem o devido planejamento pode ter um efeito nocivo, prejudicando a fluidez das informações dentro da empresa.
A adoção de um sistema especializado que realize o gerenciamento dos documentos eletrônicos, assim como a devida capacitação da equipe que irá operacionalizar o processo, é fundamental para o sucesso do projeto. Uma solução devidamente ajustada para a realidade da empresa, sem excesso de recursos computacionais, irá gerar resultados mais eficientes e em menor espaço de tempo, assegurando uma transição tranquila do meio físico para o digital.
Um exemplo de empresa que tem o desafio do gerenciamento do papel são os escritórios de advocacia. Essas empresas manipulam um grande volume de papel, necessitando armazenar e recuperar documentos com grande frequência. Isso requer uma estrutura que demanda constantes investimentos (espaço, equipamento, pessoal, etc.), aumentando os custos da empresa, mas nem sempre assegurando a eficiência desejada.
Recentemente surgiu uma solução que parece resolver todas essas questões: a digitalização de documentos. A redução drástica no custo dos equipamentos envolvidos (scanners, mídia de armazenamento, computadores, etc.) e a maior aceitação das empresas e do governo para troca de documentos digitalizados impulsionaram a adoção dessa tecnologia. Grande parte das empresas tem adotado a digitalização de documentos e a geração de documentos eletrônicos como solução definitiva para o problema do armazenamento e controle do tráfego de papel.
Todavia, é importante lembrar que a digitalização em si resolve apenas parte do problema. Se alguns cuidados não forem tomados, o processo acabará gerando novos entraves para a empresa. Para evitar problemas futuros, é fundamental definir mecanismos formais e eficientes para o armazenamento e a recuperação dos documentos eletrônicos.
Cada cliente tem uma particularidade, e, apesar do gerenciamento eletrônico de documentos possuir alguns procedimentos-padrão, o projeto deve ser adequado para a realidade de cada empresa. É comum encontrarmos organizações com uma enorme “massa de informação” digital, porém com grande dificuldade de acessar e selecionar determinadas informações dentro do arquivo digital. Por isso, é essencial definir pontos como o padrão de arquivo adotado, a qualidade da imagem, como armazenar e recuperar os arquivos, para evitar problemas com incompatibilidade, volume de armazenamento de dados e dificuldades de localização das informações e dos documentos.
Outro ponto importante, normalmente deixado em segundo plano, é o que fazer com o documento em papel? Destruir, devolver, armazenar? Muitas vezes existem procedimentos diferentes para cada tipo de documento e situação. Essas questões devem ser levantadas e definidas logo no início do projeto. Implantar a digitalização de documentos sem o devido planejamento pode ter um efeito nocivo, prejudicando a fluidez das informações dentro da empresa.
A adoção de um sistema especializado que realize o gerenciamento dos documentos eletrônicos, assim como a devida capacitação da equipe que irá operacionalizar o processo, é fundamental para o sucesso do projeto. Uma solução devidamente ajustada para a realidade da empresa, sem excesso de recursos computacionais, irá gerar resultados mais eficientes e em menor espaço de tempo, assegurando uma transição tranquila do meio físico para o digital.
