A globalização aumentou a pressão das forças externas — clientes, fornecedores, concorrentes e demais usuários de informações — sobre a organização, exigindo maior controle das operações, velocidade nas decisões, melhor qualidade dos produtos e serviços, sintonia entre preço para o cliente e custo para a empresa, sem esquecer a responsabilidade socioambiental. Para atender a essas exigências e também a demandas que naturalmente surgem com o crescimento do negócio, as empresas precisam adotar tecnologias que possam dar suporte aos seus processos operacionais e estratégicos. São ferramentas que fortalecem o controle das operações e distribuem as informações de maneira clara, segura e em tempo real para todos os agentes tomadores de decisões.

Este é um cenário propício para um Enterprise Resource Planning - ERP, sistema de gestão empresarial que integra as diversas áreas da empresa, reunindo os processos de negócio em uma arquitetura única de informação. Isso permite que qualquer processo seja integralmente acompanhado e disponibilizado em tempo real, devido à automatização e ao armazenamento de todas as informações. Diferentemente dos softwares conhecidos como "produto de prateleira", o ERP é uma solução que deve se moldar às características específicas dos processos e de modelos de negócio de cada empresa, adequando-se ao seu perfil e às suas necessidades.

A forma com que a empresa conduz a escolha e a implantação de um ERP é crucial para a obtenção dos resultados esperados. Alguns cuidados na escolha da solução são imprescindíveis, principalmente aqueles voltados à flexibilidade, escalabilidade e capacidade de atualização em tempo hábil para suprir as mudanças do negócio. É importante também observar a solidez do produto e os parceiros de implantação/suporte.

O grande desafio das empresas de pequeno e médio portes na implantação de um ERP é a falta de definição, clareza e padronização dos processos devido ao fato de, muitas vezes, trabalharem com informações isoladas entre seus departamentos e funcionários. O montante do investimento e a qualificação da equipe interna das empresas são outros aspectos que devem ser avaliados na realização do projeto.

O sucesso do funcionamento de um ERP depende, em grande parte, da fase de implantação. Como não se trata apenas de um projeto tecnológico, mas, sim, de um projeto empresarial, o mapeamento e a revisão de todos os processos de negócio da empresa são fundamentais para que a solução tenha plena aderência. Outro fator crítico de sucesso é o engajamento entre as equipes da empresa e do parceiro de implantação, pois elas irão trabalhar de forma conjunta em um projeto único.

Atentos às dificuldades, principalmente das pequenas e médias empresas, os fornecedores dessas soluções vêm procurando criar alternativas que atendam a esse mercado, como linhas de financiamento, modalidades flexíveis de vendas para reduzir preço e investimentos na customização do produto para diminuir o tempo e o custo de implantação. Adicionalmente, serviços de outsourcing têm sido oferecidos para reduzir o montante de investimentos em hardware e software e os custos de manutenção e suporte.

Entre os benefícios gerados pela implantação de um ERP, podemos destacar: (1) integração das diversas áreas da empresa, pois os processos implementados no sistema transpõem os limites departamentais e permitem aos colaboradores terem maior visibilidade das responsabilidades; (2) adoção de um único sistema em toda a empresa, diminuindo o retrabalho de tarefas e melhorando a comunicação interna com informações padronizadas; (3) gestão baseada em processos, permitindo à empresa crescer sem ter necessidade de mudar de sistema, como também a garantia de todos os requerimentos globais, regionais e locais do negócio; (4) maior controle e gerenciamento dos processos internos da empresa, gerando implicitamente melhor desempenho e maior competitividade, provendo agilidade nos negócios, pois as decisões tomadas são baseadas em informações seguras e em tempo real; e (5) utilização de soluções voltadas à inteligência de negócios como Business Intelligence - BI, e ao relacionamento com o cliente, Customer Relationship Management - CRM.