Sexta-feira, 16h. Você é convocado para uma reunião de urgência na segunda pela manhã. Deve comparecer à sala de reunião munido de toda a documentação referente ao pagamento das faturas de um projeto em análise. Missão impossível ou tarefa fácil? Em muitas empresas, não existem regras claras para o registro das entradas de documentos, a tramitação que devem seguir ou a forma que devem ser arquivados ao final do ciclo. Muitas vezes, torna-se uma atividade penosa tentar localizar uma nota fiscal ou um relatório, sendo necessário ligar para vários setores até encontrar seu paradeiro — situação que pode gerar riscos fiscais e perdas financeiras.
          Esses problemas normalmente ocorrem por dois motivos: (1) Falta de um processo definido relacionado às etapas que o documento deve seguir. (2) Mesmo que haja um processo claro, não existe rastreabilidade, ou seja, a rápida identificação da etapa na qual o documento se encontra. A boa notícia: esses problemas podem ser resolvidos com a utilização de um sistema para gerenciamento e automação de processo de negócio — um Business Process Management System – BPMS.
          O processo consiste em um conjunto de atividades encadeadas e relacionadas a um objetivo específico. Tomemos como exemplo a chegada de uma nota fiscal à empresa. Esse processo pode incluir, entre outras etapas, o protocolo da nota fiscal, a sua associação a um pedido de compra ou contrato existente, o encaminhamento ao responsável por atestá-la, a aprovação para pagamento, a contabilização e a efetivação do seu pagamento. O documento, na verdade, é acessório ao processo.  
          Determinados os passos que devem ser seguidos e como eles devem ser executados, o processo irá definir o registro das entradas de documentos, a tramitação a ser seguida e de que forma eles serão arquivados ao final do ciclo. Isso resolve o problema da falta de conhecimento da rotina de trabalho, mas como resolver a questão da rastreabilidade?
          Um BPMS consiste em um sistema no qual se automatiza um processo de negócio. Todas as etapas e passos a serem seguidos são orientados pelo processo estabelecido pela empresa, conforme sua cultura, dinâmica e necessidade. As informações ficam acessíveis para as pessoas envolvidas de acordo com as políticas de acesso instituídas. Dessa forma, no momento em que for preciso rastrear um determinado documento, o BPMS será acessado e apresentará, por exemplo, em que etapa do processo ele se encontra, o motivo de eventuais pendências e o prazo para a solução do problema. Além disso, o sistema pode enviar mensagens de alerta para o e-mail ou celular de pessoas-chave, com notificações importantes sobre o processo.
          A principal vantagem de um BPMS em relação a outros sistemas é a flexibilidade. Enquanto em sistemas “prontos” o processo está preestabelecido e “embutido” em sua rotina, no BPMS cria-se a rotina conforme a realidade da empresa, deixando-a visível para todos os envolvidos. Essa solução permite ainda a integração com os outros sistemas já existentes na empresa, podendo haver a interface somente com o BPMS enquanto ele “captura” e “lança” informações nos demais sistemas.
          Uma dúvida muito comum: como cuidar de tudo isso e ainda ter tempo para gerenciar as atividades-fim do negócio? Se este é o caso, é possível contratar um serviço de terceirização dessas atividades — é o que se chama de Business Process Outsourcing – BPO. A empresa fornecedora será responsável pelo levantamento, pela estruturação, otimização e manutenção do processo, além da execução de algumas atividades, permitindo que o gestor acompanhe os indicadores de performance e desempenho dos processos, além de analisar os resultados obtidos pela empresa ao final de todo o ciclo.