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Cuidados na Implantação do Sistema de Gestão
Antes de implantar um sistema, é absolutamente necessário fazer um levantamento de todos os processos de negócios da empresa.
Interessado em integrar as áreas da empresa e ganhar eficiência, o gestor decide implantar aquele sistema que é praticamente uma unanimidade no mercado. Investe recursos, mobiliza a equipe, gasta tempo, e no final o resultado é... frustrante. O software tão recomendado e cercado de expectativas não atende às necessidades da empresa, falha ao integrar as áreas, não fornece informações confiáveis, e, apesar de todo o esforço, o trabalho precisará ser refeito a um custo muitas vezes elevado.
Não é difícil conhecer alguma empresa que já tenha passado pela situação descrita acima. Apesar de ser uma questão estratégica, a implantação de sistemas informatizados nas organizações nem sempre é tratada com o cuidado necessário. Muitos gestores ainda têm a ideia, equivocada, de que basta comprar e instalar um software para que todos os seus problemas sejam resolvidos, como num passe de mágica. A experiência tem mostrado que a realidade é bem diferente. E, quando o sistema começa a rodar, os problemas começam a vir à tona. Nessas situações, é comum as empresas criarem soluções paliativas, gerando uma verdadeira colcha de retalhos, que acabam por minar a confiança dos empregados no sistema e que, via de regra, estão longe de ser a melhor solução para o caso. Não porque o software seja ruim — muitas vezes não é —, mas, sim, porque houve uma falha essencial na etapa de planejamento: a falta do mapeamento prévio dos processos.
Antes de implantar uma solução de TI, é fundamental fazer um mapeamento dos processos da empresa a serem afetados pela implantação da solução tecnológica, levantando todas as necessidades de todas as áreas envolvidas, com o objetivo de identificar as melhorias a serem implementadas e o seu impacto na organização. É a definição e análise de todos esses processos — individual e conjuntamente — que irá apontar a solução tecnológica mais adequada. E essa seleção de software sempre deverá ser customizada caso a caso.
Ou seja, a ferramenta é que tem que se alinhar à estratégia de negócios da empresa, e não o contrário. Sem esse mapeamento prévio, a empresa é que terá de se adaptar ao software, muitas vezes sendo obrigada a modificar seus processos sem a garantia de que o novo desenho trará eficiência e bons resultados.
Atualmente, muitas empresas têm optado pela implantação de sistemas de automação de processos, pois facilitam a visualização do fluxo de trabalho redesenhado e a integração com os diversos sistemas já existentes e utilizados na execução das atividades dos processos. Esses softwares de gerenciamento dos processos de negócio, chamados de BPMS (Business Process Management System), coordenam as atividades manuais (que não utilizam ferramentas informatizadas) com aquelas executadas em softwares, eliminando retrabalhos, automatizando tarefas e permitindo o controle de todo o processo. Esta tem sido uma alternativa cada vez mais difundida nas organizações.
Seja qual for a solução a ser implantada, a fórmula para evitar os problemas citados no artigo — e também os prejuízos decorrentes deles — é manter a área de TI permanentemente alinhada com a gestão do negócio. O profissional de TI deve conhecer a fundo a organização, seus objetivos e suas metas e colaborar ativamente na identificação dos meios necessários para atingi-los. Com esse conhecimento sedimentado, ele deve ter um papel fundamental, em parceria com o gestor, na escolha e implantação das soluções tecnológicas mais adequadas para a empresa. Qualquer decisão que fuja desse modelo implica risco e prejuízos. E nenhuma empresa preocupada em se tornar ou se manter competitiva no mercado atual pode se dar a esse luxo.
Não é difícil conhecer alguma empresa que já tenha passado pela situação descrita acima. Apesar de ser uma questão estratégica, a implantação de sistemas informatizados nas organizações nem sempre é tratada com o cuidado necessário. Muitos gestores ainda têm a ideia, equivocada, de que basta comprar e instalar um software para que todos os seus problemas sejam resolvidos, como num passe de mágica. A experiência tem mostrado que a realidade é bem diferente. E, quando o sistema começa a rodar, os problemas começam a vir à tona. Nessas situações, é comum as empresas criarem soluções paliativas, gerando uma verdadeira colcha de retalhos, que acabam por minar a confiança dos empregados no sistema e que, via de regra, estão longe de ser a melhor solução para o caso. Não porque o software seja ruim — muitas vezes não é —, mas, sim, porque houve uma falha essencial na etapa de planejamento: a falta do mapeamento prévio dos processos.
Antes de implantar uma solução de TI, é fundamental fazer um mapeamento dos processos da empresa a serem afetados pela implantação da solução tecnológica, levantando todas as necessidades de todas as áreas envolvidas, com o objetivo de identificar as melhorias a serem implementadas e o seu impacto na organização. É a definição e análise de todos esses processos — individual e conjuntamente — que irá apontar a solução tecnológica mais adequada. E essa seleção de software sempre deverá ser customizada caso a caso.
Ou seja, a ferramenta é que tem que se alinhar à estratégia de negócios da empresa, e não o contrário. Sem esse mapeamento prévio, a empresa é que terá de se adaptar ao software, muitas vezes sendo obrigada a modificar seus processos sem a garantia de que o novo desenho trará eficiência e bons resultados.
Atualmente, muitas empresas têm optado pela implantação de sistemas de automação de processos, pois facilitam a visualização do fluxo de trabalho redesenhado e a integração com os diversos sistemas já existentes e utilizados na execução das atividades dos processos. Esses softwares de gerenciamento dos processos de negócio, chamados de BPMS (Business Process Management System), coordenam as atividades manuais (que não utilizam ferramentas informatizadas) com aquelas executadas em softwares, eliminando retrabalhos, automatizando tarefas e permitindo o controle de todo o processo. Esta tem sido uma alternativa cada vez mais difundida nas organizações.
Seja qual for a solução a ser implantada, a fórmula para evitar os problemas citados no artigo — e também os prejuízos decorrentes deles — é manter a área de TI permanentemente alinhada com a gestão do negócio. O profissional de TI deve conhecer a fundo a organização, seus objetivos e suas metas e colaborar ativamente na identificação dos meios necessários para atingi-los. Com esse conhecimento sedimentado, ele deve ter um papel fundamental, em parceria com o gestor, na escolha e implantação das soluções tecnológicas mais adequadas para a empresa. Qualquer decisão que fuja desse modelo implica risco e prejuízos. E nenhuma empresa preocupada em se tornar ou se manter competitiva no mercado atual pode se dar a esse luxo.
