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A Administração Semanal do Tempo com Agenda

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Publicado em 02.01.2005 - Edição 327

O início do ano é um bom momento para refletir um pouco sobre a administração do tempo e seu principal instrumento — a agenda. De fato, é praticamente impossível, para uma pessoa que tenha vários compromissos por dia, administrar o seu tempo de forma minimamente eficiente sem uma agenda.

 

É verdade que tem gente que se vangloria de não usar agenda. Uma análise mais detida desses casos notáveis, porém, vai evidenciar que ou a pessoa não precisa porque tem poucos compromissos por dia (e dá para lembrar deles sem necessidade de anotações), ou outra pessoa tem uma agenda por ela (uma secretária, por exemplo), ou a criatura tem uma memória anormalmente prodigiosa, ou, então, é um desastre na conciliação dos compromissos cotidianos.

 

Para a grande maioria, a agenda é uma ferramenta de trabalho indispensável no dia-a-dia. Junto com o relógio e o telefone celular, forma o trio básico da administração do tempo. O relógio, por razões óbvias, e o celular porque permite lidar de forma surpreendentemente eficaz com essa importante fonte de perturbação, se não for bem administrada, que são as ligações telefônicas, disponibilizando os extraordinários recursos tecnológicos do silencioso, do registro do número de quem discou, além da hora da chamada e, suprema sofisticação, da secretária eletrônica ambulante.

Há agendas de todos os tipos, formas e tamanhos. Há as de papel e as eletrônicas. As portáteis e as de mesa. As de mão e as de bolso. Há, até, as de parede, misto de calendário e agenda. Qual a melhor? Depende do uso que se pretende dar a elas. Não há um modelo-padrão que se preste a todos os usos. Se ela se presta bem ao registro dos compromissos do seu proprietário, é uma boa agenda.

 

A prática, porém, tem evidenciado alguns procedimentos mais ou menos disseminados no uso de agendas que podem ser aperfeiçoados. O principal deles é a utilização das chamadas agendas diárias, aquelas que vêm com apenas um dia em cada página. No seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Muito Eficazes, Stephen R. Covey, ressalta que a organização com base na semana possibilita um equilíbrio maior e um contexto mais amplo que o planejamento diário. "Parece haver um consenso cultural implícito de que a semana é uma unidade de tempo única, completa. O mundo dos negócios, da educação e muitas outras facetas da sociedade operam dentro do quadro dado pela semana, determinando certos dias para o trabalho e outros para o relaxamento e a inspiração", observa.

 

Se o mundo se organiza assim, semanalmente, a melhor forma, portanto, de programar a distribuição do tempo é usando um instrumento que permita uma visão panorâmica da semana e não apenas do dia. A visão apenas do dia tende a reduzir o horizonte de programação e a perspectiva do programador. Covey destaca que uma boa programação é aquela que permite dedicar mais tempo à prevenção que à administração de crises. Ele aconselha: "A melhor maneira de fazer isso é organizar sua vida em uma base semanal. Você pode continuar a fazer adaptações e ter prioridades diárias, mas a energia fundamental vai para a organização da semana".


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