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Bons Manuais de Rotinas, Melhor Desempenho Profissional (2/2)

A elaboração de manuais de rotinas eficientes depende de alguns cuidados, como boa visualização, avaliação dos gestores e atualização.
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Publicado em Sun Jun 11 13:37:00 CDT 2006 - Edição 402
Como vimos na primeira parte deste texto, a elaboração de um Manual de Procedimentos e Rotinas pode trazer ganhos significativos para as empresas, à medida que evita problemas como retrabalho e duplicação de tarefas, aumentando o engajamento e a produtividade da equipe. O Manual é um registro de todos os processos e atividades desempenhados no dia-a-dia da organização. Ao elaborá-lo, é preciso atenção a alguns aspectos, para que ele, de fato, traga melhorias aos processos e ao desempenho dos profissionais. Veja alguns cuidados necessários:

1) Boa visualização gráfica dos conteúdos dispostos. Isso facilita a leitura, o entendimento e a identificação das atividades nas rotinas definidas, permitindo ao profissional compreendê-las como parte de um processo maior na organização. Como sugestão, rotinas com maior grau de subjetividade na sua execução devem ter uma descrição mais genérica, sem detalhes excessivos. Isso evita "burocratizar" a rotina e permite às pessoas uma maior flexibilidade e criatividade para desempenhar as atividades, além de impedir que o Manual se torne obsoleto em pouco tempo. Nas rotinas mais técnicas, porém, com detalhes mais específicos, tais como rotinas de produção, cuja execução deve ser feita num padrão rigoroso e de uma única forma, deve-se detalhar o passo-a-passo da tarefa.

2) Avaliação prévia dos gestores antes da implantação do Manual. Algumas rotinas que foram redesenhadas, provavelmente, demandarão novas condições de trabalho, seja em relação a materiais e/ou equipamentos, seja na capacitação das pessoas para "reaprender" o modo de fazer as atividades.

3) Empenho para "tirar as rotinas do papel". Nada acontecerá se não houver um cuidado sistemático para que as rotinas definidas se transformem em práticas estabelecidas. Por mais exigente e difícil que pareça, elaborar o Manual talvez seja a atividade mais fácil. Difícil é fazê-lo acontecer na prática, mantendo os padrões desejados. Para isso, uma boa forma de gestão é construir acordos e definir compromissos coletivos para garantir a sua prática. Para os gestores, é imperativo acompanhar continuamente suas equipes, sustentando o padrão definido.

4) Atualização sistemática. O dia-a-dia sempre mostra novos modos de fazer as coisas — condição natural para o aperfeiçoamento contínuo da gestão. Se não se quer que o Manual de Procedimentos e Rotinas se torne obsoleto e perca sua utilidade prática, cabe aos gestores fazerem revisões periódicas do Manual, preservando sua atualização.

Costumamos, como consultores, ouvir que o dia-a-dia das pessoas é muito "devorador". E, decerto, o risco de sermos "devorados" aumenta se não tomarmos cuidado e não nos organizarmos para planejar nossas atividades dentro do espaço de tempo que nos é disponível. Os Manuais, com bons registros das rotinas, são um recurso de peso para superar esse desafio.

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