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Cuidados na contratação da Gestão de Terceiros

É necessário cada vez mais verificar a necessidade de se contratar ou não algum serviço terceirizado.
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Publicado em Sat Apr 18 05:32:00 CDT 2015 - Edição 863
Um dos maiores riscos, quando falamos da Gestão de Terceiros, é a contratação equivocada desse serviço. Por ser algo de linha preventiva, cujo resultado se verá não de imediato, e sim num futuro, próximo ou distante, é comum empresas contratarem algo que não lhes garante nada.
 
Fazendo uma analogia, seria o mesmo que contratar um seguro sem atentar para as condições ou especificações gerais do contrato e, na hora que for preciso usar a apólice, descobrir que nada do que se quis proteger está, de fato, protegido.
 
Usando uma linguagem mais simples, é preciso tomar cuidado para não comprar um serviço que na prática faça apenas o “cara-crachá”, ou seja, verificar se documentos e informações foram apresentados, achando que está contratando um monitoramento efetivo dos riscos com terceiros.
 
Algumas dicas podem ajudar a evitar que isso aconteça:
 
a)    Crie indicadores – Estabeleça indicadores de desempenho que avaliem de forma clara se o trabalho realizado tem atendido às expectativas. É possível, por exemplo, medir se o número de reclamações trabalhistas envolvendo terceiros caiu após as medidas de controle adotadas, assim como se a qualidade das defesas jurídicas melhorou a partir do momento em que passaram a ser disponibilizados mais documentos para os advogados contratados.
 
b)    Risco diferenciado, tratamento diferenciado – Defina um perfil de análise de contrato diferente para os grupos de riscos específicos. Analisar todos os contratos com a mesma régua pode ser um sinal de que a análise feita é meramente burocrática e procura somente seguir um checklist formal, sem preocupação com a redução real do passivo. Contratos com maior risco devem ser tratados de forma diferente da daqueles que possuam um risco baixo.
 
c)    Simule – Faça simulações regulares. Recomendamos que você teste se é possível recuperar um determinado documento a tempo de incluí-lo em sua defesa judicial. Caso todo o trabalho seja feito e isto não resulte em uma defesa bem-feita quando houver uma reclamação trabalhista, o investimento não está valendo a pena. Como muitas vezes um trabalho preventivo que se inicia hoje só poderá gerar frutos perceptíveis no futuro, é sempre bom simular como seria ter que precisar da informação hoje.
 
d)     Não acredite que as boas notícias são necessariamente um bom sinal – Desconfie se um número representativo de fornecedores não se queixarem dos resultados das análises dos documentos e das informações ou se aparecem sempre como 100% compliance. Em nossa experiência, especialmente na implantação de um serviço como este, a fase de adaptação é difícil, e algumas empresas chegam a demorar mais de 1 ano para conseguir seguir todas as determinações contratuais, e isso quando pressionadas pela possibilidade de terem parte dos seus honorários retidos.
 
Enfim, existem ainda outras dicas, mas isso pode ficar para um outro momento. Por enquanto, em se tratando de Gestão de Terceiros, especialmente quando o foco é reduzir um passivo trabalhista futuro, todo cuidado é pouco.

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