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Criação Eletrônica de Documentos

A geração de documentos assistida por softwares inteligentes evita o desperdício de tempo, proporcionando ganhos de eficiência e qualidade para as empresas.
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Publicado em Sat Jan 19 16:32:00 CST 2013 - Edição 746

A busca por qualidade e produtividade é essencial para manter a competitividade das empresas em um mercado cada vez mais concorrido. Entre os vários fatores que afetam essa questão, a otimização e a padronização na geração de documentos é um dos desafios. Hoje, não basta apenas possuir modelos padronizados para os diversos tipos de documentos gerados pela empresa. É preciso ir além, incorporando um pouco mais de "inteligência" ao processo.

O uso de assistentes eletrônicos aprimora substancialmente o processo de produção de documentos. Ao interagir com essas ferramentas, o usuário pode determinar de forma mais precisa o objetivo, os temas e as seções necessárias, seguindo um padrão predefinido pela organização. Dessa forma, as partes mais padronizadas do documento são geradas em um tempo menor, deixando para o usuário o trabalho mais "nobre" de aprimorar e desenvolver o conteúdo principal e os detalhes dos documentos, quando necessário.

Já existem no mercado ferramentas disponíveis com um "grau de inteligência" que permite combinar alta produtividade, contextualização e padronização, sem excluir do usuário a possibilidade de enriquecer a peça gerada com maior detalhamento. Esses assistentes eletrônicos seguem roteiros predefinidos, solicitando informações para compor a peça e tornando o processo simples e interativo.

Um dos exemplos de aplicação dessas ferramentas está presente nos escritórios de advocacia, onde é necessário gerar documentos com a jurisprudência mais atualizada, estética padronizada e adequação ao contexto de cada causa. Nesse cenário, a utilização dos assistentes eletrônicos gera para os redatores um ganho altíssimo de produtividade, minimizando falhas e mantendo a qualidade das peças geradas. 

O apoio à geração de contratos é outro exemplo de como os assistentes eletrônicos podem gerar mais qualidade e produtividade. Via de regra, a produção de um contrato exige uma base atualizada e padronizada de informações, com "aderência" à realidade de cada cliente. A procura de um modelo atualizado e adequado a essas características específicas normalmente consome boa parte do tempo da geração do documento. Com o uso da ferramenta, porém, o foco passa a ser o tratamento de algum detalhe muito específico e a revisão do contrato, evitando o desperdício de tempo com outras atividades de busca e recuperação da informação, já que essas atividades são executadas pelo software de apoio.

A geração de documentos assistida por softwares inteligentes é uma realidade cada vez mais presente nas empresas. Pelos ganhos em eficiência e qualidade, deverá ser um padrão de trabalho adotado em bem pouco tempo em muitas áreas de negócios.

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