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Sua Empresa Utiliza Bem os Cadastros?

A falta de cuidado com os dados cadastrais pode gerar problemas devido a duplicidade de dados, classificações erradas e informações incompletas.
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Publicado em Sun May 08 11:45:00 CDT 2011 - Edição 657

          Nestes tempos em que praticamente todas as instituições públicas ou privadas são informatizadas — e desde as simples informações operacionais até as mais complexas análises de resultados são extraídas de sistemas de informação —, um ponto fundamental desse processo é frequentemente deixado em segundo plano: os dados cadastrais. 
          Como a principal funcionalidade da grande maioria dos sistemas não é manter uma base de dados cadastrais, mas, sim, automatizar as atividades operacionais da empresa, tem-se a falsa impressão de que os cadastros servem apenas para dar suporte às “atividades-fim” dos sistemas e, por isso, devem ser alimentados da forma mais rápida possível. Essa visão equivocada em relação à importância dos cadastros provoca situações que dificultam as análises de resultado e, muitas vezes, as simples funções operacionais. Os problemas mais comuns são a duplicidade de dados, as classificações erradas e as informações incompletas. 
          Uma situação muito comum: um mesmo cliente cadastrado inúmeras vezes no sistema. Esse fato normalmente ocorre porque o responsável pelo cadastro não estava devidamente capacitado ou porque negligenciou o processo em detrimento da “pressa” na operação. Parece um detalhe, mas uma simples duplicidade pode inviabilizar operações como liberação de limite de crédito, faturamento ou uma análise de resultados por cliente. Classificações erradas, duplicidades ou informações faltantes não permitem o processamento coerente dos dados e podem gerar resultados ineficazes e ineficientes, principalmente em processos que exigem uma apuração precisa, como, por exemplo, o abastecimento just-in-time.
          Nas mais diversas áreas de negócio, há exemplos semelhantes. Seja nos casos mais simples ou nos mais graves, com cadastros praticamente inutilizáveis, a principal fonte do problema é a mesma: a gestão da empresa não está dando a devida importância aos cadastros. 
          A boa notícia é que é possível corrigir as falhas cadastrais adotando algumas medidas de simples implementação. Alguns passos importantes para iniciar esse processo: (1) criar, na instituição, a cultura da importância dos dados cadastrais; (2) delegar, para um grupo de usuários devidamente capacitados, a responsabilidade de alimentar os cadastros da empresa; (3) criar processos de pesquisa de dados que auxiliem o cadastro das informações; (4) criar bloqueios nos sistemas para evitar as duplicidades e os cadastros incompletos; e (5) revisar periodicamente os cadastros da empresa.
          Cadastros coerentes e precisos otimizam os processos operacionais, minimizam erros, reduzem a perda de tempo e geram informações precisas para a tomada de decisão. Logo, é possível concluir que essa ferramenta é uma peça fundamental em qualquer empresa ou organização e, por isso, deve ser tratada com a devida cautela para que possa gerar benefícios e resultados concretos para a gestão.
 


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