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A Eficiência no Gerenciamento de Atividades

O controle eficaz das rotinas por meio de sistemas informatizados permite à empresa alcançar eficiência e eficácia na gestão.
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Publicado em Sun Feb 28 12:32:00 CST 2010 - Edição 595
          Em todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, de pequeno ou grande porte, ou em qualquer setor da economia, sempre existirão sequências de atividades que devem ser executadas para a obtenção de determinado resultado. Normalmente, essas atividades são executadas por pessoas, e, em praticamente todos os casos, existe uma correlação: a conclusão de uma tarefa é o início ou o complemento de outra, e assim sucessivamente até a conclusão do processo.
          Problemas na execução, ou até mesmo no planejamento das sequências de atividades, levam as organizações, muitas vezes, a uma queda na eficiência. Seja por atraso na conclusão de determinado processo ou pela queda na qualidade do produto final gerado (seja ele um bem ou um serviço). A indústria vem tratando esse problema há muitos anos e já gerou diversos mecanismos de gerenciamento e controle de seus processos, sempre buscando o aumento da eficiência. Todavia, o setor de serviços ainda não possui esse grau de maturidade, e não é raro encontrar problemas no gerenciamento das atividades das organizações desse setor.
          Algumas organizações que têm como principal atividade a prestação de serviços já estão atentas a essa questão e implementaram processos de gerenciamento e controle das atividades, além de utilizarem sistemas informatizados que apoiam tais processos de controle. Esse gerenciamento abrange desde o controle de horas despendidas por tipo de atividade e cliente (interno ou externo) até o acompanhamento da execução das atividades com suas correlações e dependências.
          Analisar a quantidade de horas aplicadas para determinadas tarefas e clientes auxilia o gestor do processo na melhor distribuição das atividades da equipe, assim como fornece dados para a análise da rentabilidade do cliente. Gerenciar o processo como um todo, controlando os prazos de execução e suas dependências, permite que ações corretivas ou de ajuste sejam tomadas de forma antecipada, evitando que todo o processo seja comprometido.
          O gerenciamento de cada atividade do processo, das suas dependências, do tempo despendido e da equipe envolvida permite a identificação de gargalos e fornece subsídios para o gestor identificar onde devem ser tomadas as medidas de correção e melhoria. Os sistemas especializados para essa finalidade são fundamentais para que esse controle seja possível. Com o grande volume de tarefas e a complexidade dos diversos relacionamentos entre elas, não é mais possível gerar informações manualmente no tempo necessário para tomada de decisão. Acompanhar a cadeia de atividades enquanto ela ocorre auxiliará na conclusão de todo o processo (eficácia) e permitirá otimizar a execução de cada etapa, assim como gerar base de conhecimento para melhorias futuras (eficiência).

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