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O e-mail profissional requer gestão

O uso adequado do correio eletrônico exige racionalidade, evitando a perda do foco nas atividades diárias, e também uma certa formalidade.
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Publicado em Sun Apr 29 07:26:00 CDT 2007 - Edição 447
    Sem uma gestão que o organize, o e-mail profissional torna-se uma força centrífuga, criando círculos que mais nos levam “para fora” do previsto e do planejado do que para uma eficaz comunicação. Em vez de criar uma co-respondência, esses círculos passam a exigir uma multirrespondência. Isso porque o primeiro impulso (que não é o mais sensato) é tratar o e-mail como um telefonema a que se atende sem se pensar muito. Mas, se observarmos bem, os próprios softwares de correio eletrônico podem nos ajudar a usá-lo com mais racionalidade, disciplinando as mensagens. É óbvio que uma multirrespondência termina por atropelar prioridades, fazendo-nos perder o foco, embora, claro, a diversidade de mensagens concorra justamente para isso.
    Como o tempo é sabidamente precioso, não vale perdê-lo pela pressão alheia que lota a caixa postal, a menos que uma postura verdadeiramente on line, previamente combinada, faça parte do jogo. Se, por um lado, essa pressão é inevitável e até natural; por outro, é um direito e um dever do profissional saber contorná-la.
    Escolher um momento (ou momentos) do dia para a correspondência virtual pode ser um bom começo. Nessa ocasião, é preciso ter a consciência de que, da caixa postal, podem emergir não só boas como más notícias, não só soluções e oportunidades como, sobretudo, demandas e problemas que exigirão, muitos deles, tempo e trabalho para serem resolvidos. Não custa, nesse instante, uma breve palavra que demonstre que se recebeu a mensagem e que se tem a intenção de resolver a demanda. Uma resposta concisa e imediata — mesmo algo como um “OK” — é infinitamente melhor do ponto de vista psicológico do que nenhuma resposta. Como o telefone, o e-mail não suporta longos silêncios.
    Outra questão que se põe como problema para as empresas e instituições é a de quem passa a mensagem. Nesse sentido, a popularidade e a acessibilidade da internet não devem — ou não deveriam — enganar ninguém. Assim, o profissional que redige as mensagens não pode ser qualquer um, requerendo algumas qualificações básicas, como claro domínio do assunto, da ferramenta e da comunicação escrita. Noutras palavras, nunca alguém ao acaso ou que apenas tenha boa vontade. Seria melhor até que fosse sempre o mesmo profissional, de confiança e bem qualificado, que tratasse da correspondência. Escusado dizer que é a imagem da empresa que está em jogo. Além disso, salvo as exceções de praxe, toda mensagem — não custa enfatizar este ponto — é potencialmente pública, passível de ser difundida pela própria internet ou por cópia impressa. Eis uma cilada que muitos ainda não vêem: o computador é pessoal, mas a grande rede é pública. Tanto a “pessoalidade” do micro como os recursos da internet induzem a uma proximidade nem sempre benéfica. Meliantes de todos os matizes já perceberam isso... Não por acaso, incautos, adolescentes e crianças vêm caindo em tristes e patéticas armadilhas.
    Finalmente, é preciso dizer que, embora o e-mail nos pressione a sermos informais (eis aqui outra força centrífuga!), é mais prudente sermos formais. A informalidade é uma espécie de luxo em qualquer relação e, no caso do correio eletrônico, não se dá de modo diferente. Luxo é a exceção, não a regra. Porém ser formal não é aqui ser prolixo ou pomposo, mas simples e cortês. Como na vida real, a gentileza abre portas e conquista simpatias, inspirando reciprocidade e criando um melhor contexto de interação.

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