Numa época de competitividade acirrada, as empresas estão cada vez mais preocupadas em diminuir seus gastos, como despesas e custos, e aumentar suas receitas. Usualmente, uma das principais preocupações corresponde a perdas financeiras resultantes de controles internos inadequados e falta de uma gestão competente na área financeira das empresas. Segundo Luciano Bezerra, sócio da Bernhoeft Auditoria de Controles, empresa integrante da Rede Gestão, algumas dicas de controles podem diminuir essas perdas financeiras em qualquer organização. Veja algumas delas a seguir:

1. A responsabilidade de recebimento e depósitos de valores deve estar centralizada no menor número possível de pessoas.

2. Todo adiantamento a funcionários ou a terceiros deve ser feito mediante formulário apropriado, em que fiquem evidenciadas as aprovações dos respectivos gerentes.

3. Deve ser elaborada uma procuração especificando quem são as pessoas com poderes de assinatura em nome da empresa e quais seus limites. Somente assinaturas em conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois níveis hierárquicos mais altos disponíveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter cópia dessa procuração.

4. As assinaturas eletrônicas devem ser devidamente protegidas por senha e ter acesso restrito.

5. O cancelamento de qualquer título deve ser extensivamente suportado por documento válido e aprovado pelos níveis gerenciais adequados.

6. Deve haver conciliações periódicas da posição dos setores de contas a receber e de contas a pagar e dos registros nos extratos bancários com os lançamentos contábeis.

7. A prestação de contas de despesas de viagens deve ser efetuada até três dias após o término das respectivas viagens.

8. Os fundos de caixa mantidos nos diversos locais da empresa devem ser operados com um valor fixo, e suas despesas, apresentadas periodicamente com a devida aprovação gerencial.

9. Os pagamentos efetuados por meio de fundos de caixa devem ser limitados a pequenos valores e itens comprados em emergência.

10. Deve-se, a todo custo, evitar o pagamento em dinheiro, a não ser os de pequenos montantes, mediante fundos fixos de caixa.

11. Todos os cheques devem ser nominais e direcionados diretamente ao recebedor, sem intermediação de outras pessoas.

12. O arquivo de talões de cheque em branco deve ser controlado e mantido adequadamente em cofre, com acesso restrito.

13. Os cheques cancelados por erro de impressão ou de preenchimento devem ser inutilizados. O cancelamento deve ser solicitado formalmente junto ao banco.

14. Todos os documentos pagos devem receber evidências (carimbo, visto, assinatura), a fim de evitar sua reapresentação.

15. Os recebimentos de caixa devem ser registrados por recibos apropriados, pré-numerados e arquivados seqüencialmente.

A utilização dessas e de outras dicas garantem uma certa segurança quanto à ocorrência de perdas financeiras, mas é importante lembrar que, dependendo de seu porte e segmento, as empresas devem adotar controles internos específicos, diminuindo ainda mais os riscos.